1. Responsable del tratamiento
Oak Projects SAS es responsable del tratamiento de los datos personales que recibe mediante su sitio web, WhatsApp, correo electrónico y demás canales de atención.
- Correo para privacidad: admin@oakprojects.co
- Teléfono y WhatsApp: +57 300 273 5437
- Área principal de atención: Medellín y Área Metropolitana, Colombia.
2. Información que podemos tratar
Según el canal utilizado y la solicitud realizada, podemos recibir:
- Nombre, teléfono, correo electrónico y datos de contacto suministrados voluntariamente.
- Información sobre el proyecto, ubicación general, medidas, presupuesto, materiales y acabados.
- Fotografías, planos, referencias o archivos enviados para evaluar y cotizar un trabajo.
- Mensajes, solicitudes, autorizaciones y registros necesarios para atender la relación comercial.
- Datos técnicos básicos de navegación y analítica, únicamente cuando el visitante autorice su uso.
No solicitamos datos sensibles. Evita enviar documentos de identidad, información financiera, datos de salud o imágenes de terceros que no sean necesarias para el proyecto.
3. Finalidades
Los datos se utilizan exclusivamente para:
- Responder solicitudes, preparar cotizaciones y coordinar visitas técnicas.
- Diseñar, planear, ejecutar y hacer seguimiento a proyectos contratados.
- Gestionar comunicaciones de servicio, garantías, facturación y obligaciones legales o contractuales.
- Atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales.
- Proteger el sitio y mejorar su funcionamiento mediante estadísticas autorizadas y agregadas.
El envío de información para una cotización no autoriza comunicaciones publicitarias. Cualquier uso de mercadeo requerirá una autorización separada.
4. Autorización y uso de canales externos
La autorización se solicita antes de enviar información desde el diseñador. Cuando una persona inicia voluntariamente una conversación por WhatsApp o correo, Oak Projects tratará los datos necesarios para responder esa solicitud y conservará evidencia razonable de la comunicación.
Para prestar sus servicios, Oak Projects puede utilizar proveedores de alojamiento, mensajería, correo, analítica o inteligencia artificial. Entre ellos pueden estar Netlify, Meta/WhatsApp, Google Analytics y OpenAI. Estos servicios solo reciben la información necesaria para su función. La analítica no se activa sin consentimiento y la información de un proyecto solo se envía a una herramienta de IA cuando esa función está disponible y el usuario la solicita expresamente.
Algunos proveedores pueden procesar información fuera de Colombia bajo sus propias condiciones y medidas de seguridad. Oak Projects procurará seleccionar proveedores adecuados y limitar la información compartida.
5. Conservación y seguridad
La información se conservará durante el tiempo necesario para responder la solicitud, ejecutar el proyecto y cumplir obligaciones contractuales, contables o legales. Cuando deje de ser necesaria, se eliminará o anonimizará de forma razonable.
Oak Projects aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al tipo de información, incluyendo acceso restringido, servicios protegidos, revisión de proveedores y procedimientos para atender incidentes. Ningún medio digital puede garantizar seguridad absoluta.
6. Derechos de los titulares
Puedes solicitar en cualquier momento:
- Conocer, consultar, actualizar o rectificar tus datos.
- Conocer el uso que se les ha dado.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando corresponda.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando sea procedente.
- Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante Oak Projects.
7. Consultas y reclamos
Envía la solicitud a admin@oakprojects.co con el asunto Datos personales. Incluye tu nombre, un medio de respuesta, la descripción de la solicitud y los soportes necesarios para verificar tu identidad o representación.
Las consultas se atenderán en un máximo de diez días hábiles, prorrogables por cinco días hábiles cuando sea necesario. Los reclamos se atenderán en un máximo de quince días hábiles, prorrogables por ocho días hábiles, informando el motivo de la extensión.
8. Cookies y analítica
El sitio puede usar almacenamiento estrictamente necesario para recordar una preferencia de privacidad. Google Analytics permanece desactivado mientras no exista una autorización afirmativa. El visitante puede rechazarlo o cambiar su decisión mediante la opción Preferencias del pie de página cuando la analítica esté habilitada.
9. Menores de edad y fotografías
Los servicios no están dirigidos a menores de edad y no se solicitan sus datos. Quien envíe fotografías o referencias debe evitar que aparezcan personas y confirmar que cuenta con autorización para compartir cualquier dato de terceros.
10. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 13 de octubre de 2026. Las bases de datos podrán permanecer vigentes mientras Oak Projects desarrolle su actividad, respetando los periodos de conservación aplicables a cada dato. Los cambios sustanciales se informarán de manera accesible antes de su aplicación.